¿Cuál es la diferencia entre inventario perpetuo y periódico?

  • ¿Cuál es la diferencia entre inventario perpetuo y periódico?

    Existen dos sistemas principales para llevar el registro del stock existente en una empresa. Se trata del sistema periódico y el sistema perpetuo o permanente. Conoce cuál es la diferencia entre inventario perpetuo y periódico para elegir el mejor sistema para tu empresa.

    Esta decisión es muy importante para el crecimiento del negocio porque cada sistema tiene sus ventajas y desventajas que satisfacen a una situación específica. A la vez cada uno de ellos tiene determinados requisitos para que sean eficientes.

    Por ejemplo, si se decide seguir un sistema de inventario permanente, se logra un incremento de la eficiencia contable, pero requiere un gasto inicial importante. Por dicha razón puede ser que no sea adecuado para los pequeños negocios.

    En cambio, el sistema de inventario periódico no es tan costoso para implementarlo, pero no es muy preciso y puede provocar problemas si se sigue una planificación económica con poco margen en cuanto a cantidad de productos disponibles.

    Por lo tanto, es muy importante conocer las características de cada uno de ellos antes de decidir.

    Sistema de inventario periódico

    En este sistema el inventario de productos se realiza cada cierto tiempo. El proceso consiste en contar la cantidad de productos en almacén, en góndola, vendidos, devueltos y los que se encuentran en espera de entrega.

    Como se realiza en una fecha programada, todos los valores mencionados se conocen recién en esa fecha. No se conocerá la cantidad de productos vendidos en los días que se encuentran entre las fechas programadas. Como así tampoco se sabrá el costo de venta.

    El costo de venta se obtiene sumando las compras al inventario inicial y restarle la cantidad de productos devueltos y el inventario final. Este valor solo se conoce cuando se realiza el inventario.

    En este sistema las compras de materia prima no se contabilizan en la cuenta activos, se realizan en la cuenta compras. Al igual que la materia prima devuelta. Las ventas se registran en ingresos, al igual que las devoluciones de productos vendidos.

    Generalmente los períodos son mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, dependiendo de las necesidades de la empresa. Otro detalle de este tipo de sistema de inventario es que la mayoría de las empresas no utilizan tecnología para el registro.

    El proceso se realiza manualmente, por lo tanto, no se necesita invertir en equipos ni software informáticos, como así tampoco el pago de una instalación de Internet. El tiempo que lleva dicho proceso depende directamente de cómo está organizado el inventario.

    Sistema de inventario perpetuo

    En este sistema el inventario siempre está actualizado. En el momento de realizar una venta, el sistema restará el producto vendido del stock disponible, actualizando la base de datos, que se puede encontrar en otra sede. Todo está administrado tecnológicamente.

    El software básicamente captura y almacena la información del producto vendido o recibido, para luego enviarla a la base de datos central de la empresa, a través de una conexión de Internet.

    Este proceso se repite una y otra vez en cada movimiento registrado, de esta manera el sistema de stock siempre estará actualizado. Contando en el mismo momento con valores como la cantidad de productos disponibles para la venta, y la cantidad que fueron devueltas con su razón.

    El costo de venta se conoce en el mismo momento de realizar la venta del producto. Porque el sistema registra el costo y cantidad vendida.

    Como desventaja, en el sistema perpetuo no se puede conocer el valor exacto del costo de la mercadería que circula por el exterior de la empresa. Para salvar esta situación se realiza una aproximación a través del método UEPS, último en entrar, primero en salir o el método PEPS, primero en entrar, primero en salir o el método de promedio ponderado.

    La adquisición de materia prima se registra en la cuenta de activos, esto beneficia a la eficacia del sistema. Porque al momento de una devolución de mercadería, afecta a la cuenta de activo. En cambio, las ventas se registran en la cuenta de ingresos. Esto permite conocer en el mismo instante el costo de venta del producto.

    Diferencia entre inventario perpetuo y periódico

    Con el sistema perpetuo se obtiene un mejor control de la cantidad de productos. Puesto que existe un programa informático que actualiza la base de datos cuando vende o compra un producto. Esto significa que se depende de la tecnología de información para obtener o registrar datos.

    Una de las ventajas que tiene el sistema perpetuo es la emisión de informes, además de agilizar el registro de mercaderías a vender, vendidas o devueltas. Puesto que no se debe realizar un conteo físico de todos los productos disponibles.

    Sin embargo, el costo inicial de la implementación del sistema de inventario perpetuo puede ser muy grande para una empresa pequeña o que recién inicia. En dicho caso, es conveniente decidirse por el sistema de inventario periódico. Especialmente si se trata de pocos productos o pocas ventas, tales como una concesionaria de automóviles.

    La diferencia entre inventario perpetuo y periódico es la ventaja para la naturaleza de tu empresa.

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